フロー 図 エクセル。 【初心者OK】Excelで美しいフローチャートを書く方法

標準フローチャート記号と使い方

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何かシステムに入力する場合は、円筒の図形を使います。 この図形は、無理に使わなくても大丈夫です。 これらの図形をつないでいって、業務フローが完成します。 説明としてはこれで終了です。 これでもう十分という方は、エクセルファイルをダウンロードして実際に使ってみて下さい! まだ良く分からないという方は、実際の使用例を見てみて下さいね。 使用例1:ブログ記事作成フロー 今、読んでいただいているこのブログも、最初の頃は思いつきで記事を書いていました。 ただ、せっかく記事を書いてもあまり読まれないと寂しいので・・・試行錯誤を繰り返して、現在(2016年5月)はこのような流れで、私は記事を作っています。 業務フローを作ると、一度考えたことが形に残るので、次からもう一段階深い考えが浮かんでくるという効果もあります。 記事作成開始 検索ボリュームの確認 書こうと思った記事の内容に、需要があるかを調べます。 グーグルのキーワードプランナーというツールで月間の検索回数が調べられるので、「月間の検索回数が500以上あれば書き始める」という、個人的なルールにしています。 一生懸命書いても、読まれなければ寂しいので・・・です。 マーケットリサーチの過程ですね。 検索回数が500以下の場合は、記事案をこねくって、別のキーワードとまとめられないかとか、キーワードを変更してみたりで、500以上いくか検討してみます。 それでも500以上行かない場合は、また記事案の作成に戻ります。 ただ、どうしても書きたい内容の場合は、検索回数を調べずに書き始めています。 (などは、検索回数を調べずに書き始めました。 そういう記事の方が、オリジナリティがあって良い記事になりやすいんですけどね。 ) *2016年10月追記:この記事を書いた時点から試行錯誤して、検索回数100以上で記事を書くようにしています。 少しのニーズでも、読んでいただいた方にピンポイントで役立つ記事を書きたいので。 本稿とは直接関係ない情報ですが、一応追記しておきます。 グーグル検索で記事を確認 全体図 こんな感じで、業務フローができました。 頭の中で、「検索ボリューム確認しなくちゃ」とか、「今どういう記事があるんだろう?」とか考えているよりも、こうしてフローチャートの形にしてみると、頭の中が整理されませんか? 頭の中にあることを、業務フローという形に「見える化」することで、仕事の順番がはっきりして、抜けモレが減ります。 他の人からも、「あの人何をやってるんだろう?」というのが分かりやすくなり、仕事を分担して取り組むことができるようになります。 急に病気になって休んでも、仕事が止まるということも減ります。 自分としては分かり切っている業務でも、一度業務フローを書いてみることをおススメします。 (からコメントをいただきまして、セールストークもフローを書いたら成約率が上がるらしいです^^) 使用例2:受注~出荷フロー もう少し大がかりな、部署をまたぐフローはこんな感じです。 どこまで細かく書くかは、その時の必要に応じて書きます。 Column '幅100、高さ40の角丸図形を作る With ActiveSheet. Shapes. AddShape msoShapeRoundedRectangle, 0, 0, 100, 40 With. TextFrame. TextFrame. Characters. Font. Top. Left End With ActiveSheet. Shapes. AddConnector msoConnectorElbow, 0, 0, 40, 40. Select Selection. ShapeRange. Line. ShapeRange. Line. ShapeRange. ShapeRange. それぞれの図形で、ちょっとずつコードが違うので、図形の大きさとフォントサイズを指定している部分を探してみて下さいね。 まとめ 業務フローを作ることで、• 頭の中が整理される• 考えることが減り、作業に集中できる• 仕事の順番がはっきりし、抜けモレが減る• 「見える化」により、他人にも業務が分かるようになる• 仕事を分担したり、急な休みにも対応できるようになる• 共通認識をすることで、仕事がスムーズに回る• 考えたことが形に残り、さらに深いことを考えることができる という効果があります。 ぜひ、手が空いた時にでも作ってみて下さいね!.

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【Excel】もう組織図や作業フロー図の作成に苦労しない!エクセルのSmartArtでラクして概念図を作成するテクニック

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見やすいエクセルのフローチャートとは? フローチャートは以前、コンピューター・プログラムの設計段階で主に使われていましたが、現在ではマニュアルや引き継ぎ書、手続きの手順などさまざまなシーンで活用されています。 手順や流れを説明するための図であるため、見やすくわかりやすいことが求められます。 どんな図形を使う? エクセルの「挿入」タブ-「図形」ボタンを押すと、「フローチャート」の分類に28種類ものブロック図があり、カーソルをかざすとそれぞれの名前が表示されます。 一般的によく使われる図形として、例えば、俵形の「端子」は手順の最初と最後、長方形の「処理」は各手順の解説、ひし形の「判断」は次にすることが分かれる分岐点ということを表しています。 見やすいフローチャートとは? 情報を詰め込みすぎると、図で表していてもわかりにくくなってしまいます。 わかりやすいフローチャートにするには、図形は最大でも15個程度にしましょう。 また、見やすくするためには、図形の大きさや位置をそろえるだけでなく、重要な部分は色で強調するなどの工夫が必要です。 エクセルでのフローチャート作成方法 実際にエクセルでフローチャートを作成してみましょう。 フローチャートは、エクセルのテンプレートを使って作成する方法もあります。 「ファイル」タブから「新規」を選び、「簡単なフローチャート」をもとに作成することもできますが、今回はオリジナルのフローチャート作成方法を解説します。 作成する前の準備とコツ 実際にチャートを作る前に、少し準備をしておくことで格段に作業が楽になります。 まず、ショートカットキー「Ctrl」+「A」でシート全体を選択し、A列の幅と1行目の高さをともに21ピクセルに設定します。 ワークシートを方眼紙として使うことで、図形の配置がしやすくなります。 次に、「挿入」タブの「図形」ボタンで「フローチャート」の中から図形を1つ選びます。 ここでは始点・完了を表す俵形の「端子」を選び、ワークシート上でクリックして表示します。 「描画ツール」の「書式」タブが現れるので、右上にある「配置」ボタンで「枠線に合わせる P 」をクリックします。 表示した図形をマウスで動かし、上と左の縁をセル枠と重ねてから図形の大きさを変えます。 このとき、書き込むテキストの量にもよりますが、図形の幅・高さともセルの数が偶数になるようにすると、きれいにそろえることができます。 テキストを書き込む 「端子」にテキストを入力します。 図形を右クリックして表示されるメニューから「テキストの編集 X 」を選ぶと図形内でカーソルが点滅するので、図形の左上部分にテキストが表示されます。 テキストが図形の中心で左右対称に表示させるためには、再び図形全体を選択して右クリックし、メニューの「図形の書式設定 O …」で表示されるダイアログから文字オプションの右端にある「テキストボックス」を選択します。 「垂直方向の配置 V 」で「中心」を選びます。 図形の色や線を変えるには、図形の中で右クリックして「図形の書式設定 O …」で線の色や太さ、塗りつぶしの色などを変えます。 図形をコネクタでつなぐ 次の図形を上の「端子」の真下に3マスほど離して同じサイズで設置し、線(コネクタ)でつなぎます。 「挿入」タブの「図形」から直線を選択します。 「端子」の上にかざすと周りに小さな四角が4つ現れるので、底辺の四角をクリックすると、緑の丸がついた直線が描かれます。 これで「端子」と直線が結合されました。 直線のもう片端を長方形の中にドラッグするとまた四角が現れるので上辺の四角に重ねます。 直線の両端が赤色になれば2つの図形がつながった印です。 どちらかが白丸の場合は結合されていないので、再度実行しましょう。 フローチャートをもっとスピーディに作成するコツ フローチャートをさらに効率よく、スピーディに作成するコツをご紹介します。 同じ図形はコピペ 図形は毎回新たに挿入すると、大きさや色をいちいちそろえなければならないので、コピペして使い回しましょう。 コネクタも同じです。 元の図形を「Ctrl」キーを押しながらドラッグしても、コピペができます。 また、新たな図形を使うときも、これまで使ったものをコピペし、その図形を選択した状態で描画ツール「書式」タブ-「図形の編集」ボタンの「図形の変更 N 」メニューから選べば、同じサイズの別の図形に変更できます。 配置をそろえる、まとめて移動・コピーする 最初にワークシートの準備をしている場合はあまり必要ありませんが、複数の図形の配置をそろえるには「Ctrl」キーを押したままそろえたい図形だけ選択し、「書式」タブ-「配置」ボタンを使います。 また、いくつかまとめて移動やコピーする場合にも、同様に図形を選択し、「Ctrl」キーを押したまま右クリック、「グループ化 G 」で1つにまとめてから行うと便利です。 組織図などは「SmartArt」が便利 エクセルには図形のほかに「SmartArt」があり、よく使われる図形パターンが用意されています。 例えば、組織図は「挿入」タブをクリックして「SmartArt」ボタンをクリックします。 「階層構造」を選択します。 自分が作りたいものに近いパターンを選び、図形の形や枠線、色の変更、階層の増減、構造の修正などを施してオリジナルの図を簡単に作成できます。 印刷する フローチャート全体を印刷するときは、全ての図形が入るセル範囲を選択し、「ファイル」タブの「印刷」「設定」で、「作業中のシートを印刷」を「選択した部分を印刷」に変更し、「シートを1ページに印刷」にします。 A4サイズ1枚に収めるなどあらかじめサイズが決まっている場合は、作業の最初に「表示」タブで「ページレイアウト」に設定しておくと、印刷したときのイメージがわかるので配置しやすいでしょう。 ワークシートの枠線を消すには「表示」タブの「枠線」のチェックをはずします。 チャートを紙面中央に印刷する場合は、「ページレイアウト」タブから「余白」ボタンで「ユーザー設定の余白 A …」を選択します。 「ページ中央」の「水平」「垂直」にチェックを入れます。 わかりやすいフローチャートの作成は基本事項の理解から フローチャートで時間がかかるのは配置決めです。 特に条件の分岐でチャートが2列、3列と増えていくと、配置が最初のイメージとずいぶん変わってしまう場合があります。 同じ作業はコピペやグループ化での移動をするなど、操作を知っているだけで効率的に作成することができます。 フローチャートの基本を理解し、わかりやすいフローチャートの作成を目指しましょう。

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仕事を「見える化」する 業務フローのかんたんな作り方【エクセルテンプレート付き】

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この図を誰が見るのか どの業務の図を書くのか という2点だけをしっかりと決めてください。 例えば、要件定義用の業務フローなら、ユーザーに確認してもらうためアイコンを使ってわかりやすい概略図を書くことが求められます。 基本設計の段階でプログラミングのために必要な業務フロー図ならアクティビティ図やUML図を使った詳細な業務フロー図の方が適しているかもしれません。 このように相手と目的によって、どのように書くのか、どの程度詳しく書くのかが定まってきます。 業務フロー図で使う記号 まず初めに業務フロー図を作るときに使う記号です。 業務フロー図を作るときの記号については、いろいろな種類がありますが、この記事では一般的に使われることが多い、JIS規格の記号について紹介します。 エクセルやパワーポイントでも「図形」の中にこのフローを書くための記号が標準で入っているので便利です。 業務フロー図の定義を決める 2. 業務に必要な部門を設定する 3. 業務に必要な処理をおおまかに決める 4. 処理を線でつなぐ 5. 詳細が必要な部分を増やす 1. 業務フロー図の定義を決める 業務フロー図を書くためには、まず誰に向けて、何を目的として書く決める必要があります。 ユーザーに向けてなら、詳細を簡略化した概略を、製造に使うなら製造に必要な詳細な業務フローが必要になってきます。 目的を定めると、どの部分まで業務フロー図を作成すればいいか決めることができます。 目的を定めないと、不要な処理を多く書くことになるので、時間がかかったわりには、わかりにくい業務フロー図になってしまいます。 業務に必要な部門を設定する 次に、その業務を行うのにかかわる部門を設定します。 営業部門と製造部門だけなのか、顧客、営業、総務、配送といった複数の部門をまたぐ処理なのかで業務フロー図のフレームがかわってきます。 部門をまたがない処理の場合は、この区切りは必要ありません。 業務に必要な処理をおおまかに決める いきなり処理を書いてしまうと、全体がどのようになるかわからなくなるので、最初は下書きに必要な処理を書いてどのような全体像になるか把握しておきます。 その際、初めから細かくしすると効率が悪くなるので最初はおおまかに処理を決めてA41枚に収まるようにフローを考えます。 大まかな処理が決まったら、実際に処理を図に入れていきます。 処理を線でつなぐ 処理を配置したら、各処理を線でつないでいきます。 その際に、業務の流れとデータの流れは別の線を使用します。 通常は、処理の流れを実線、データの流れを破線で表現します。 詳細が必要な部分を増やす これで一通りの業務フロー図ができましたが、特に説明が必要な箇所や詳細を記載した方がいい部分は処理の流れを増やします。 わかりやすい図を書くことはもちろんですが、目的を達成できる図にすることはもっと大切です。 わかりやすい業務フロー図を書くコツ 業務フロー図を書くときに以下のような点に気を付けるとわかりやすい図を書くことができます。 ・フローが交差しないようにする ・部門を跨いだり、顧客のやり取りが発生する場合は分ける ・最初は大まかに、必要があれば詳細を書く ・A4用紙 1枚に収めるように工夫する フローが交差しないようにする フローが交差すると処理の流れをつかみにくくなります。 どうしても交差する部分がでるのはしかたありませんが、できるだけ配置を工夫して交差しないように心がけるだけでもわかりやすさが変わってきます。 部門を跨いだり、顧客のやり取りが発生する場合は 1部門だけで処理が簡潔する場合は不要ですが、部門間での処理や顧客とのやりとりが発生する場合は、部門別にエリアを区切るとわかりやすくなります。 処理の区分については、必須ではありませんがわかりやすくなる場合は入れた方がいいでしょう。 目的のために必要な処理だけを書く 結構やりがちなのが、業務フロー図をしっかりと書こうという意識が強すぎて、あまり業務に必要がない部分まで細かく書いてしまうことです。 業務フロー図の主目的は全体の流れを把握することなので不要な部分を細かく書きすぎると逆にわかりづらくなってしまいます。 A4用紙 1枚に収めるように工夫する 業務フローが多くなってしまってもできるだけA4用紙1枚に収まるように処理は10前後で記述するとわかりやすい業務フロー図になります。 ごちゃごちゃと多くの記号を入れた方が、なんだかすごそうに見えますが概略を把握するために、できるだけ不要な処理は省いた方がスッキリとした図になります。 業務フロー図のエクセルテンプレート 業務フロー図を作成するためのフレーム部分のエクセルテンプレートをダウンロードできるようにしました。 以下の画像では参考の記号のサンプルが表示されていますが実際には印刷されないように範囲からはずしてあります。 業務フロー図の作成ツール エクセル、パワーポイント以外の業務フロー図を作成できるツールを紹介します。 エクセルやパワーポイントでは、処理の線が扱いにくい、図形以外のアイコンを使用したい場合は自分で調達しなければならないという欠点もあるので、以下のツールで作成した方が効率がよくなる場合もあります。 オンライン クラウド で使えるツール オンラインで業務フロー図を作成できるサービスは以下のようなものがあります。 使い勝手は、ローカルのソフトの方が高いですが、チームで共有したり、テンプレートが豊富だったりと便利な機能も多いです。 Googleスライド 図形の業務フローを作成するなら、Googleスライドが無料で簡単にできます。 作図ツールなので、図形描画、線を引く、図形を揃えることが非常に簡単にできます。 googleアカウントを持っていればすぐに始められるのでとりあえず簡単なフローチャートを作りたいという場合に適しています。 LucidCahrt 豊富なフローチャートの種類と図形、テンプレートが魅力のオンラインツールです。 フローチャート専用テンプレートや、フロー図記号一覧ガイド、フローチャートの基本作成ステップ&書き方ガイドなども提供しコンテンツが豊富です。 ユーザー1名までは無料で使用できます。 draw. io とにかく、サンプルやテンプレートが豊富なのでどのように業務フロー図を作成すればいいのかイメージがわきやすいです。 PNG、SCG、PDF、HTMLなど豊富なエクスポート機能もあるので作ったけど展開できないといった悩みも不要です。 Cacoo Cacooも業務フロー図のテンプレートやサンプル、図形の種類も豊富です。 フローチャートの他にもワイヤーフレーム、AWS構成図、マインドマップ、組織図などのテンプレートと図形が多くあり、いろいろな用途で使用できます。 ローカルPCインストール型 最近ではオンライン型が主流ですが、やはりローカル環境でしっかりとした業務フロー図を作成したいという場合には以下の2つのツールが簡単で効率がいいです。 もちろん、エクセルやパワーポイントでも業務フロー図は書けるのですが、以下のツールはフロー図を描くのに特化しているのでアイコンが豊富だったり、処理の流れを示す線が引きやすいといった特徴があります。 Viso ローカルで業務フロー図を書くならMicrosoftのVisoが有名です。 エクセルやパワーポイントよりも、図を書くことに特化しているので簡単に作図することができます。 Edraw Edrawは、200種類以上のダイアグラムを作れるツールです。 簡易的な業務フローから、アイコンをつかったビジュアルなものまでレベルに合わせて使用できます。 特にアイコンの種類が豊富にあるので、自分でアイコンを探す手間が省けます。 体験版は15日間無料で使用できます。

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