メール返信 ビジネス。 【例文】人事異動の挨拶メールへのベストな返信文・5つのポイント

メールの誤送信がきたときの返信方法

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目 次• ビジネスメール返信時のタイトルは? 「Re:」マークはそのままで! 受信したメールをそのまま返信する際、返信メールのタイトルには、通常「Re:」マークが自動的に付いています。 これを消してしまう人もいますが、どのメール 案件 に対しての返信かを相手に気付いてもらう「印」となるものなので、 そのまま利用するのがベストです。 ただし、返信メールを複数回くり返すと、「Re:」マークが増えていってしまうので、その場合は1つのみを残して返信するのがマナーです。 スポンサーサイト ビジネスメール返信時の本文は? 抜粋引用でスピード返信! 冒頭でも述べたように、ビジネスメールではスピードが求められます。 しかしながら、相手からのメールに対し、こちらからの回答のみでは、時として誤解や間違いのもとになりがちです。 そうしたトラブルを少しでも減らすために、返信メールの本文内には、 相手からのメール本文を引用して返信するのが基本です。 相手からのメールの内容が多い場合は、 要点部分を抜粋引用して、それに対して回答する形で返信すれば、メールも長文にならずスムーズです。 また、相手先とのこれまでのメールのやり取りを、全て引用活用し返信しているビジネスマンを稀に見かけますが、メールを受け取った相手にとっては、メールデータも重くなり、逆にわかりづらくなってしまうので、 最新メールのみ or 最低限の引用のみに留めておきましょう。 スマホやタブレットでメールを確認するユーザーも増えてきています。 相手の利用環境をも想定した、素早く・わかりやすい返信メール運用を心がけておきましょう。 ビジネスメールの返信リミットは? 当日 or 翌日が基本! ビジネスシーンにおけるメールの返信期限は、 当日もしくは翌日が基本リミットです。 やむを得ずメール確認するまでに時間がかかってしまった場合には、「返信が遅くなり申し訳ございません。 」等、一文お詫びの文章を入れておくと、相手の気持ちも柔らぎ、その後の文章へとスムーズに移れます。 また、相手からのメールは確認したが即答しづらい内容の場合は、 確認したことだけでも先方に伝えておくと、時間に猶予もでき、相手方もストレスを感じることなく今後へと展開が図れるはずです。 スピードよりも本文重視の返信メールも メールの内容を把握して適切な対応を! ここまで、基本的なビジネスメールの返信マナーとして、相手になるべく早く返信することを薦めてきました。 しかしながら、ビジネスでは、スピード以上に返信内容に気をつけるべきケースも存在します。 例えば、クライアントからの仕事依頼メールや納期延期メールに対する断り、クレームや商品返却を求めるメールへの返答など、スピードを重視するより、 内容や伝え方を気遣いながら返信すべきメールがあることを知っておきましょう。 断りメールの場合は、 相手の立場が強ければ強いほど伝え方に注意が必要で、.

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「ビジネスメールの返信」書き方とマナー!お礼や状況別の例文も

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この記事のまとめ• ビジネスメールの基本マナー まずはビジネスメールにおける基本的なマナーを説明します。 社内外どちらに向けた返信であっても、マナーを意識して送るようにしましょう。 ルールその1:受け取ったら必ず返信する 基本的にはどのような相手・内容のメールであっても、返信するのが一般的なマナーです。 情報共有のような、返信が不要だと思われるものであっても、共有に対する感謝として返信することを心掛けましょう。 ときに、終業間際に届いた、確認してからでないと回答できないなど、すぐに返信できないときもあるでしょう。 この場合は、シンプルな内容でかまわないので、取り急ぎの返信メールを送るとよいでしょう。 取り急ぎの返信メールには、メールを受け取った旨と「〇日までにお返事します」といった期日を記載します。 ルールその2:遅くとも翌日中には返信する ビジネスメールにおいては、届いたメールに対する返信は翌日中に返信するのがマナーです。 すぐには対応できない場合や、時間を要する問い合わせ内容などの場合でも、遅くとも翌日中には返信します。 また、返信する時間帯は、一般的な企業の営業時間内である午前9時~午後10時に返信するようにしましょう。 ルールその3:件名の「Re:」はそのままで 返信メールを作成すると、件名に「Re:」の文字が入りますが、これは消さないようにしましょう。 「Re:」の文字があることで相手も返信メールであることがわかります。 その後に続く件名も、基本的には変更しないで送ります。 メールを送る相手は自分以外ともメールのやり取りをしているので、何の件か一目でわかるように件名は変更しない方が無難です。 ルールその4:自分が「CC」のときの返事は不要 CCとはCarbon Copyの略です。 自分がCCとして受信した場合は、基本的に返信不要です。 情報の共有や周知の意味合いで送られてきているので、メールの内容の把握さえしていればよいでしょう。 ただし、メールの中で自分に対する問い合わせや、質問事項がある場合は返信するようにしましょう。 返信の際はほかのCCは残したまま送信します。 ルールその5:お客様への返事には「自動返信メール」を設定 顧客対応の中で、メールで返事を出す場合は「自動返信メール」を設定すると便利です。 自動返信メールは、フォームからの問い合わせを受け付けたとき、会員登録や注文手続きが完了したときなどに活用します。 自動返信メールの中には詳しい回答や案内がなくても、迅速に反応してくれる企業には人はよい印象を抱きます。 回答を要するものについては「後日、担当者から連絡する」と添えるとよいでしょう。 なお、メールの文末に載せる「署名」には社名や連絡先を明記しておくと信用度が増します。 こんなときはどうしたらいい?返事をするときの注意点 ビジネスシーンにおけるメールのやり取りでは、イレギュラーなものも発生します。 ここでは、さまざまな状況に応じた返信時の注意点を解説していきます。 件名で「Re:」が増えたら1つ残して削除 基本的にメールの件名は変更せずに返信しますが、やり取りが重なると「Re:Re:Re:Re:」といった具合に「Re:」がいくつも連なって表示されてしまいます。 このような場合は、「Re:」は1つだけ残して削除しましょう。 または「Re(4):」のように回数に書き換えても問題ありません。 大切なのは、件名を見やすくして相手に内容を伝えやすくすることです。 「返事の返事」メールは出すべきか? 返信メールにもう一度、返事をするかどうかについては「お礼メール」であるかどうかで判断するとよいでしょう。 「返信は不要です」には返事するべき? 「返信は不要です」とメールに記載されている場合は、相手の立場によって返信するかどうかを判断します。 取引先や社内の上司にあたる人たちには、ひとことでも返信しておくと丁寧でしょう。 「返信は不要です=返信してはいけない」という意味ではなく、あくまで返信する側を気づかった表現となります。 相手に返信を催促したいとき 相手からの返信を催促したい場合は、催促する前に「本当に返信が届いていないか」「そもそも自分からメールは送っているのか」を確認するようにしましょう。 自分はメールをしたつもりでも、送信を忘れていることもあります。 また、相手からの返信メールが迷惑メールフォルダに振り分けられていることもあります。 確認してもやはり返信メールが届いていない場合は、「自分はいつメールを送ったのか」「何の案件か」を記載したうえで、催促メールを送ります。 なお、催促メールはその日のうちに対応してもらえるよう、午前中に送るとよいでしょう。 相手の要望や提案を断りたいとき 相手からの要望や提案を断る場合でも、相手を慮る気持ちが大切です。 「できない」などの直接的でネガティブな表現は避け、「大変恐縮ですが」などのクッション言葉を活用した丁寧なやり取りを心がけましょう。 断る理由は簡潔にまとめ、相手に「その理由なら仕方ない」と思わせる言い回しで伝えるのがポイントです。 返事メールの書き方 ここからは、より実践的な返信の書き方を見ていきましょう。 禁止とされる表現なども紹介していくので、ぜひ参考にしてください。 本文は定型に当てはめて書く ビジネスメールには「定型」があります。 定型に当てはめることで誰にでもわかりやすく、読みやすい文章になります。 マナーを守るうえでも、ビジネスメールにおける定型をおさえておきましょう。 宛先・宛名 宛先や宛名を間違えたり省略したりすることはマナー違反にあたります。 会社名や団体名などは正式名称で記し、個人名のうしろには「様」を忘れないようにしましょう。 CCで複数名に送る場合は役職が高い順に記載します。 挨拶 「お世話になっております」や「お疲れ様です」などの挨拶にあわせて、自分の社名や名前を名乗ります。 内容 内容は、わかりやすくシンプルに書くことを意識しましょう。 本文の最初に結論を持ってくると、メールの趣旨が伝わりやすく、文章がすっきりします。 また、要件や提案が複数ある場合は箇条書きにするのも効果的です。 結び メール本文の最後には「よろしくお願い致します」や「お気軽にお問い合わせください」などの挨拶を添えるようにしましょう。 状況に応じて「今後とも」や「恐れ入りますが」などをつけ加えることもあります。 署名 メールの下部には署名を入れるようにしましょう。 署名には社名や担当部署名、担当者名のほか、メールアドレスや住所、電話番号などを記載します。 メール以外の連絡先も伝えておくことがビジネスマナーの基本となります。 「>」を活用する メールの返信は相手の文章を引用して回答するのが一般的です。 引用の際には、文章の頭に「>」を用いましょう。 これはメールソフトで設定するか、もしくは自分で入力します。 相手の文章を引用しながら回答することで、どの部分に対する返事なのかを明確にできます。 ビジネスメールで使ってはいけない表現 ビジネスメールは、基本的に定型を崩さずに送信します。 敬語や丁寧語の使い方や、「代表取締役」「部長」などの肩書、「様」の敬称の間違いにも注意しましょう。 ただし、社内の気心知れた仲間内での連絡や、フランクな顧客対応を行う企業が顧客向けに送るメールには、顔文字や記号を用いることもあります。 ビジネスメールの返事の例文 ここからは、実際に返信の例文を見ていきましょう。 この例文を基本に、適切に書き換えて活用してください。 日程調整で取引先からの候補日に回答する 商談や打ち合わせの日程調整を回答するシーンでの例文です。 相手からの提案に対する返信には、「引用返信」を用いて、その提案に間違いがないかの確認と見やすさを意識しましょう。 ミーティングにつきましては、ご連絡頂いた下記の日程でお願い申し上げます。 ------------------ 署名 ------------------ 日程調整で自分から取引先へ候補日を提示する 自分から先に、相手に日程や時間の候補を提案したいときに使用できます。 候補日は多すぎても少なすぎてもいけません。 3日程度を提案するとよいでしょう。 先ほどは弊社にご足労いただき誠にありがとうございました。 第二回ミーティングでは、弊社営業部の高橋も交えて 下記の日程で調整できれば幸いです。 恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。 ------------------ 署名 ------------------ 日程調整で日時の変更をお願いする 相手からの候補日の都合がつかなかった場合には、以下を参考に返信しましょう。 都合がつかない理由は簡潔に述べます。 表題の関西支部見学の日程調整のご連絡、誠にありがとうございます。 誠に申し訳ありませんが、いただいた日程は出張のため同席がかないません。 つきましては、下記日程から再度ご調整いただけないでしょうか。 ------------------ 署名 ------------------ 退職や担当者変更の連絡に返事をする 取引先などから業務の担当者が代わったり、退職したりする連絡があった場合の返信に使えます。 これまで感謝と今後の活躍をお祈りする言葉を添えるといいでしょう。 お忙しい中、退職のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 佐藤様には長期にわたり大変お世話になりました。 突然のご報告に非常に残念な思いではありますが、 今までのお力添えに深く感謝いたします。 佐藤様のより一層のご活躍をお祈りしております。 またご縁がありましたら、何卒よろしくお願い申し上げます。 ------------------ 署名 ------------------ 取引先にお礼を伝えたい メールをやり取りするうえで相手が何かをしてくれた場合に使えます。 相手の気づかいや配慮に対する感謝を伝えましょう。 この度はお忙しい中、関西支部見学日程について ご迷惑をおかけして申し訳ありません。 また、再度調整いただきまして誠にありがとうございます。 集合場所などに関しては改めてこちらからご連絡させていただきます。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ------------------ 署名 ------------------ お客様へお詫びを伝えたい お客様への謝罪を伝える際に使えます。 内容は簡潔にし、謝罪すべきポイントと、原因や詳細を報告するポイントをしっかりとわけて伝えましょう。 株式会社〇〇 鈴木花子と申します。 故障した製品に関しては早急に新しいものと交換対応させていただきます。 交換の方法につきましては、下記「製品交換について」をご一読いただき、 お買い上げ商品をご返送くださいますようお願い申し上げます。 以後、このようなことがないよう、再度弊社マニュアルを徹底し、 再発防止に努める所存です。 メールでのご連絡となってしまい、大変恐縮ではありますが、 取り急ぎお詫びのご連絡を申し上げます。 =====製品交換について===== ・・・・・・・・・・・・・・・・・ ・・・・・・・・・・・・・・・・・ ・・・・・・・・・・・・・・・・・ ================== ------------------ 署名 ------------------ お客様への自動返信メール お問い合わせフォームなどに届いたメールに対する自動返信の例文です。 本文だけでなく件名にも社名を入れると信頼度があがります。 また、本文にお問い合わせ内容を記載すると、何の案件かがスムーズに伝わります。 このメールに直接返信することはできません。 この度は、株式会社〇〇へお問い合わせいただきありがとうございます。 下記の内容でメッセージを受け付けました。 後日、担当者より改めてご連絡いたします。 返信メールを送る場合でも、ただ送り返すのではなく、定型をおさえ、ちょっとした気遣いを心がけることが大切です。 メール対応の担当者の文章力とシステムによる効率的かつ正確な対応で、顧客の満足度を向上させましょう。 は、11年連続シェアNo. 1、国内で一番選ばれているメ-ル管理・共有システムです。 ステータス管理や重複返信防止機能で二重返信や返信もれを防ぎ、フォルダとステータスの二軸で、メールを一括管理します。 無料でトライアル利用もできるので、ぜひ一度お問い合わせください。

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ビジネスメールの返信の例文|お礼/日程調整・件名/引用の注意点

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…件名の書き方 …宛名の書き方 …署名の書き方 …お礼編 …依頼編 …お詫び編 …催促編 ビジネスメールの基本の形を押さえよう まずは、ビジネスメールの基本の形を覚えましょう。 ビジネスメールの本文には、メールの用件とは別にあいさつ、名乗り、結びの文章が必要になります。 あいさつと名乗りは、本題に入る前に必ず必要です。 多くの場合、次の形がよく使われます。 <あいさつ文の例> お世話になっております。 基本はこの形でかまいませんが、初めてメールするときや久しぶりにメールをするときなどは、あいさつ文を工夫することもビジネスメールでは重要です。 例えば、久しぶりに連絡をする場合は「ご無沙汰しております」から始めるなど、そのときに合ったあいさつ文を書きましょう。 また、時候のあいさつまで使いこなせるとワンランク上の印象を与えることができます。 <結びの文の例> ・今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 ・引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 ・お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。 以上のフレーズが頻繁に使われますが、違う言い回しをいくつか知っておくと便利です。 ・件名の書き方 ビジネスメールを相手にちゃんと読んでもらうために非常に大切なのが件名です。 件名は、一目で用件がわかるように書きましょう。 「お世話になっております」「先日はありがとうございました」という件名にしてしまうと、迷惑メールと勘違いされたり、重要度が高くないメールだと思われたりする恐れもあります。 件名は、用件が一目でわかるように工夫し、できればだれが書いたメールなのかも一緒にわかるようにしておくといいでしょう。 また、宛名の書き間違えは失礼にあたるため、送る前に十分確認しましょう。 署名には、名前、メールアドレス、電話番号、会社の住所を記載しておきましょう。 基本的な情報を押さえていればデザインは自由なので、自分の好きなようにカスタマイズしてみてもいいと思います。 TPOに合った書き方に注意しないと、失礼な表現をしてしまい先方の心証を悪くする恐れも。 ここでは、適切なメールを送れるよう、シチュエーションごとに例文をご紹介します。 ・お礼のビジネスメール お礼のビジネスメールでは、まず相手が忙しいなか対応してくれたことに感謝しましょう。 その上で、今後の仕事の意気込みや決意などを書き添えると好印象です。 このたびは、お忙しいなか、貴重な時間を割いていただき誠にありがとうございました。 貴社とのお取引開始を、大変喜ばしく思っております。 今後、改めて御社のご要望に十分添った形で、 製品精度を高めていく所存です。 また、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。 ・依頼のビジネスメール 依頼のビジネスメールを書く際にも、お忙しいなかわざわざ対応してもらうことに対する敬意を示すことが大切です。 また、依頼の具体的な内容を簡潔に、わかりやすく書くことも重要と言えます。 行き違いが起こらないように、メールを書き終えたら第3者の目線で読み返してみましょう。 <依頼のビジネスメールの例> お世話になっております。 お忙しいなか大変恐縮ですが、 関連する資料を以下の住所までお送りいただけますでしょうか。 お忙しいなか大変恐縮ですが、 何卒よろしくお願いいたします。

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